Ajouter une autre compétence de gestion du temps au développement de votre auto

Le problème commence avec le "salut" message que vous laissez pour les appelants. Votre message demande sans doute aux appelants de laisser leur nom et numéro de téléphone, et il se termine en déclarant que vous les rappeler "dès que possible" (ASAP). Là, se trouve votre problème.

Pensez à votre "message d'accueil" sur votre machine v-mail/answering que votre secrétaire de l'électronique professionnelle ou d'un assistant administratif. Assurez-il un message professionnel, celui qui fournit des informations pertinentes appelants et prie le même d'eux.

Enregistrez les messages d'accueil "" cet Etat qui les appelants ont atteint et quel jour (s) de votre message est pour; demander aux personnes d'exprimer leurs numéros de téléphone à deux reprises et, ensuite, indiquer l'objet de leurs appels. Evitez de jouer "téléphone-tag" en déclarant des moments où vous pouvez retourner les appels, et demandez aux auditeurs pour les meilleurs temps pour vous de retourner les appels pour eux.

Toujours éviter d'utiliser les mots, "Je vais vous rappellerons dès que possible." Votre déclaration ASAP est presque inutile car, en général, les appelants n'ont aucune idée de ce que votre ASAP signifie. Votre déclaration le plus tôt possible signifie que vous rappellerez à votre retour d'un voyage de deux minutes à pied de votre bureau, une réunion de deux heures, un voyage d'affaires de deux jours ou deux semaines de vacances?

Puis, aussi, êtes-vous dans la première heure ou de la deuxième d'une réunion de deux heures, premier ou deuxième jour d'un voyage d'affaires de deux jours ou premier ou dernier jour des vacances de deux semaines? Comme vous le voyez, votre ASAP n'ajoute rien, mais l'incertitude à votre "message d'accueil", il n'aide pas vos correspondants de résoudre le conflit entre votre disponibilité et l'urgence ou du délai pour leur parler de vous, ou quelqu'un d'autre dans votre entreprise.

Changez votre "message d'accueil" au moins une fois par jour; en faire la première chose à faire. Etat le jour de la semaine et la date, de sorte que vos appelants que votre message est en cours. Si ce que vous faites jour après jour-out est de recevoir et de passer des appels téléphoniques, des changements dans la disponibilité de votre tout au long de la journée peut nécessiter un changement de votre "message d'accueil" plusieurs fois par jour.

Basé sur la nature de votre entreprise, votre message peut-être besoin, également, d'indiquer la personne et le numéro à appeler au cas où vous ne pas être disponibles crée une situation d'urgence ou de crises pour vous et / ou vos correspondants. Voici le point; faire de votre "message d'accueil" faire pour vous ce qu'est un secrétaire professionnel ou adjoint administratif ferait si répondre à votre téléphone. Vos correspondants ne méritent rien de moins, ni ce que vous et votre entreprise.

À titre d'illustration, voici deux exemples de messages utilisés ce mois-ci:

Bonjour, ceci est le Dr Larry Baker. Ce message est pour le mercredi, jeudi et vendredi - Novembre 1ère, 2ème et 3ème. Je serai absent du bureau ces jours-là. S'il vous plaît laissez votre nom, indiquer votre numéro de téléphone à deux reprises, laisser un message détaillé et indiquer une ou deux fois le lundi, le 6, ce serait bien de retourner votre appel. Je suis impatient de revenir à vous.

Bonjour, ceci est DR. Larry Baker. Ce message est pour le vendredi, Novembre 10; je suis dans le bureau d'aujourd'hui, mais ils ont sorti pendant quelques minutes, et je serai à déjeuner 12:00-13:30 s'il vous plaît laissez votre nom, indiquer votre numéro de téléphone à deux reprises, laisser un message détaillé et indiquer une ou deux fois pour retourner votre appel. Je suis impatient de revenir à vous.

Ces messages sont plus longs que vous le faites habituellement entendre, mais, ne vous en savez plus sur vos options? N'est-il pas mieux que lorsque vous êtes invité à ne laisser votre nom et numéro de téléphone et reçoivent le message typique ASAP? Attention: il n'est pas sage de laisser "les messages de vœux" sur votre machine voice-mail/answering la maison qui décrivent combien de temps vous serez absent.

À courte vue appelants peuvent se plaindre de plus votre "message d'accueil", mais, la plupart des appelants appréciera de connaître votre disponibilité. Et, si la personne que vous avez appelé croit qu'il est nécessaire que vos intérêts commerciaux mutuels pour vous permettre de savoir qui appeler en cas d'urgence, vous auriez reçu des informations de contact....